JAKARTA - Visa Diplomatik Jepang merupakan jenis izin tinggal yang khusus diberikan kepada individu yang berada di Jepang untuk menjalankan tugas resmi diplomatik.
Berbeda dengan visa kerja atau pelajar, visa ini tidak ditujukan bagi pencari kerja atau individu yang merencanakan kepindahan mandiri ke Jepang.
Pada dasarnya, perpanjangan Visa Diplomatik tidak bergantung pada kontrak kerja atau kalender akademik, melainkan pada keberlanjutan penugasan resmi yang mendasari izin tinggal tersebut. Ketika penugasan berakhir, status izin tinggal juga akan terpengaruh.
Kapan Waktu Tepat Mengajukan Perpanjangan Visa Diplomatik
Di Jepang, istilah memperpanjang visa berarti memperpanjang masa tinggal dengan status izin tinggal yang sama. Japan Immigration Services Agency menyarankan agar permohonan perpanjangan diajukan sekitar tiga bulan sebelum masa berlaku visa berakhir. Ketentuan ini berlaku bagi izin tinggal yang memiliki masa enam bulan atau lebih.
Waktu pemrosesan biasanya sekitar dua minggu hingga satu bulan. Karena itu, pengajuan yang terlalu dekat dengan tanggal kedaluwarsa tidak dianjurkan — selain pemeriksaan imigrasi, proses pengumpulan dokumen juga memerlukan waktu tersendiri.
Cara Memperpanjang Visa Diplomatik Jepang
Meskipun perpanjangan sering kali melibatkan dukungan dari instansi atau lembaga resmi, tanggung jawab terhadap tenggat waktu berada pada pemegang visa sendiri. Berikut adalah langkah-langkah yang umum dilakukan:
Konfirmasi Tanggal Kedaluwarsa Sejak Dini
Permohonan sebaiknya dimulai sejak periode tiga bulan menjelang masa berlaku habis, karena persiapan awal sangat penting.
Pastikan Kelanjutan Penugasan dan Masa Tinggal
Perpanjangan Visa Diplomatik didasarkan pada kelanjutan tugas resmi di Jepang. Tanpa ada penugasan lanjutan, perpanjangan tidak dapat diproses.
Siapkan Permohonan Extension of Period of Stay
Permohonan perpanjangan izin tinggal dapat diajukan oleh pemohon sendiri atau melalui perantara resmi (取次者 / toritsugisha) dalam kondisi tertentu. Formulir dan dokumen pendukung harus lengkap sebelum diajukan.
Ajukan ke Kantor Imigrasi yang Sesuai
Permohonan harus diajukan ke kantor imigrasi regional yang berwenang sesuai lokasi tempat tinggal di Jepang. Kesalahan pengajuan di lokasi yang tidak tepat dapat menyebabkan proses ulang.
Menunggu Keputusan dan Siapkan Dokumen Tambahan
Meskipun waktu standar sekitar dua minggu hingga satu bulan, durasi ini bisa bertambah jika imigrasi meminta dokumen tambahan atau pemeriksaan lanjutan.
Bayar Biaya Resmi Perpanjangan
6.000 yen jika dibayar di loket dengan revenue stamp.
5.500 yen jika pengajuan dilakukan secara daring.
Opsi Perubahan Status dari Visa Diplomatik ke Izin Tinggal Lain
Perubahan status dari Visa Diplomatik ke kategori izin tinggal lain tetap dimungkinkan melalui mekanisme Change of Status of Residence di Jepang. Situasi yang sering memicu perubahan status antara lain:
Penugasan resmi berakhir lebih cepat dari rencana.
Keinginan untuk bekerja di sektor swasta.
Melanjutkan pendidikan di Jepang.
Perubahan kondisi keluarga.
Permohonan perubahan status harus diajukan melalui imigrasi Jepang dan disertai bukti yang mendukung kategori baru yang diinginkan. Japan Immigration Services Agency menegaskan bahwa aktivitas yang akan dijalankan harus sesuai dengan persyaratan hukum status baru.
Contoh persyaratan untuk perubahan:
Visa kerja: membutuhkan pekerjaan yang memenuhi syarat, perusahaan sponsor resmi, dan tugas sesuai kategori.
Visa pelajar: memerlukan bukti penerimaan pada institusi pendidikan di Jepang dan rencana studi.
Visa tanggungan: memerlukan bukti hubungan keluarga yang sah serta stabilitas rumah tangga.
Selain itu, tidak menjalankan aktivitas sesuai status tinggal yang tercantum dapat menjadi alasan pencabutan izin tinggal.
Perpanjangan Tidak Sama dengan Aturan Masuk (Visa Bebas 30 Hari)
Kedutaan Besar Jepang di Indonesia mencatat bahwa pemegang paspor diplomatik atau dinas Indonesia dapat memperoleh bebas visa 30 hari untuk kunjungan tertentu. Namun, bebas visa ini hanya berlaku untuk izin masuk sementara, bukan izin tinggal jangka panjang di Jepang. Perpanjangan selalu berkaitan dengan status legal tinggal di Jepang.
Perpanjangan Bertujuan Menjaga Kelangsungan Status Sebelum Berakhir
Perpanjangan visa harus dilakukan sebelum masa berlaku habis untuk menjaga kesinambungan izin tinggal yang sah. Keterlambatan dapat berdampak pada rencana perjalanan, tempat tinggal, dan kepatuhan administrasi terkait tugas resmi.
Aktivitas di Jepang Harus Sesuai Status Izin Tinggal
Japan Immigration Services Agency menegaskan bahwa jika seseorang tidak menjalankan aktivitas yang sesuai dengan status visa yang diberikan, maka hal tersebut dapat menjadi alasan pencabutan izin tinggal.
Visa Diplomatik Jepang adalah kategori yang unik karena keterikatannya pada penugasan resmi, bukan pada pola sponsor umum seperti visa kerja atau pelajar.
Meski demikian, prinsip dasar perpanjangan dan perubahan status tetap menekankan pada persiapan saat yang tepat, kepatuhan terhadap tenggat waktu, serta pemahaman menyeluruh tentang persyaratan hukum yang berlaku.
Dengan pemahaman tersebut, pemegang visa dapat menjaga status tinggalnya di Jepang dengan lancar dan teratur sesuai peraturan imigrasi yang berlaku.