JAKARTA - Cara membuat tabel di Word dimulai dengan memahami bahwa Microsoft Word adalah pengolah kata andalan Microsoft sejak 1983.
Awalnya bernama Multi-Tool Word, software ini pertama kali dirilis untuk sistem operasi Xenix dan kemudian diperluas ke berbagai platform seperti DOS, Macintosh, OS/2, dan Windows.
Nama program ini sempat berubah menjadi Microsoft Office Word ketika menjadi bagian dari Microsoft Office System pada tahun 2003 dan 2007, lalu disingkat menjadi Word di versi Office 2013.
Konsep utama Word berasal dari Bravos, pengolah kata grafis pertama yang dibuat di Xerox PARC. Charles Simonyi, pencipta Bravo, pindah ke Microsoft bersama Richard Brodie untuk mengembangkan software ini lebih lanjut.
Pada 1983, Word diluncurkan untuk IBM PC di tengah dominasi program lain seperti WordPerfect dan WordStar.
Keunggulan Word terletak pada sistem “What You See Is What You Get” (WYSIWYG), memungkinkan pengguna melihat tampilan teks cetak tebal dan miring secara langsung di layar.
Fitur penggunaan mouse juga menjadi keistimewaan Word saat itu, berbeda dengan pengolah kata lain yang hanya menggunakan kode markup untuk format teks.
Versi Word untuk Macintosh, yang dirilis pada 1985, memiliki desain yang disesuaikan dengan layar resolusi tinggi dan printer laser, walaupun perangkat keras tersebut belum umum di pasaran.
Setelah versi awal, Word for Macintosh terus mengalami pengembangan, termasuk rilis Word 3.0 yang meski memiliki bug, segera diperbaiki dengan versi 3.01 yang lebih stabil dan diberikan secara cuma-cuma kepada pengguna terdaftar.
Kesuksesan besar datang dengan Word 4.0 pada 1989, yang semakin menyempurnakan pengalaman pengguna.
Demikianlah sejarah singkat perkembangan Microsoft Word, sebuah program yang memudahkan berbagai pekerjaan dokumen, termasuk cara membuat tabel di Word dengan mudah dan efisien.
Cara Membuat Tabel di Word dan Menambahkan Bidang
Dalam pembuatan database Access, data disimpan dalam bentuk tabel yang terdiri dari baris dan kolom, seperti tabel Kontak untuk menyimpan nama, alamat, dan nomor telepon, atau tabel Produk yang berisi informasi produk.
Artikel ini membahas cara membuat tabel di Word, menambahkan bidang ke dalam tabel, menentukan kunci utama, serta mengelola properti bidang dan tabel secara efektif.
Database yang sederhana, seperti daftar kontak, biasanya hanya membutuhkan satu tabel saja. Namun, untuk database yang lebih kompleks, penggunaan beberapa tabel sering kali diperlukan.
Saat membuat database baru, Anda membuat sebuah file di komputer yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan semua objek dalam database, termasuk tabel-tabel yang ada.
Tabel dapat dibuat dengan berbagai cara, seperti membuat database baru, menambahkan tabel ke database yang sudah ada, atau mengimpor dan menautkan tabel dari sumber data lain seperti file Excel, dokumen Word, file teks, atau database lain.
Saat membuat database kosong baru, secara otomatis akan dibuat tabel kosong yang bisa langsung digunakan. Setelah itu, Anda dapat mulai mengisi data ke dalam tabel untuk mulai menentukan bidang-bidang yang diperlukan.
Membuat Tabel Baru dalam Database Baru
- Pilih menu File > baru, kemudian tentukan opsi Database desktop kosong.
- Pada kolom Nama file, masukkan nama yang ingin digunakan untuk database baru.
- Jika ingin menyimpan database di lokasi lain, klik ikon folder untuk menelusuri dan memilih folder yang diinginkan.
- Setelah itu, klik tombol Buat. Database baru akan dibuat dan sebuah tabel baru dengan nama Tabel1 akan otomatis muncul dan terbuka dalam tampilan Lembardata.
Membuat Tabel Baru dalam Database yang Sudah Ada
- Pilih menu File > Buka, kemudian klik database yang muncul di bawah daftar Terkini. Jika tidak ada, gunakan opsi penelusuran untuk mencari database yang diinginkan.
- Pada kotak dialog Buka, pilih database yang hendak dibuka, lalu tekan tombol Buka.
- Selanjutnya, pada tab Buat, di grup Tabel, klik opsi Tabel. Tabel baru akan ditambahkan ke database dan langsung terbuka dalam tampilan Lembardata.
Mengimpor atau Menautkan untuk Membuat Tabel
Anda bisa membuat tabel dengan mengimpor atau menautkan data yang tersimpan di lokasi lain. Data tersebut bisa berasal dari lembar kerja Excel, daftar SharePoint, file XML, database Access lain, folder Microsoft Outlook, dan sumber lainnya.
Saat mengimpor data, Anda membuat salinan data tersebut ke dalam tabel baru di database saat ini. Setelah data diimpor, perubahan yang dilakukan pada data asli tidak akan memengaruhi tabel yang diimpor, begitu pula sebaliknya.
Setelah mengimpor data, Anda bisa menggunakan tabel tersebut tanpa perlu tersambung ke sumber data asli. Desain tabel hasil impor juga dapat diubah.
Sedangkan ketika menautkan data, Anda membuat tabel yang terhubung langsung dengan sumber data asli yang tersimpan di tempat lain.
Setiap perubahan yang dilakukan pada tabel yang ditautkan akan langsung memengaruhi data sumbernya, dan perubahan di sumber juga otomatis tercermin pada tabel tersebut.
Agar dapat menggunakan tabel yang ditautkan, Anda harus selalu terhubung ke sumber data. Desain tabel yang ditautkan tidak dapat diubah.
Catatan: Data dalam lembar kerja Excel tidak dapat diedit langsung lewat tabel yang ditautkan. Sebagai alternatif, Anda bisa mengimpor data tersebut ke database Access dan kemudian menautkan database itu dari Excel.
1. Membuat Tabel Baru di Word dengan Mengimpor atau Menautkan Data dari Sumber Lain
- Buka menu File > Buka.
- Pilih dan buka database tempat kamu ingin menambahkan tabel baru pada kotak dialog Buka.
- Pergi ke tab Data Eksternal, lalu dalam grup Impor & Tautkan, pilih sumber data yang tersedia.
- Ikuti langkah-langkah di kotak dialog yang muncul hingga selesai. Access akan membuat tabel baru dan menampilkannya di Panel Navigasi.
2. Membuat Tabel dengan Menggunakan Situs SharePoint
Tabel juga bisa dibuat dari database yang mengimpor atau menautkan daftar SharePoint. Kamu juga bisa membuat daftar SharePoint baru memakai templat yang sudah ada, seperti Kontak, Tugas, Masalah, dan Acara.
- Pilih File > Buka, lalu buka database tempat kamu ingin menambahkan tabel baru.
- Di tab Buat, pada grup Tabel, klik opsi Daftar SharePoint.
- Pilih salah satu opsi berikut:
a. Membuat Daftar SharePoint dari Templat
- Klik salah satu templat: Kontak, Tugas, Masalah, atau Acara.
- Masukkan URL situs SharePoint tempat daftar akan dibuat.
- Isi nama dan deskripsi daftar baru.
- Pastikan kotak “Buka daftar bila sudah selesai” tercentang agar tabel terbuka otomatis setelah dibuat.
b. Membuat Daftar Kustom
- Pilih opsi Kustom.
- Masukkan URL situs SharePoint.
- Isi nama dan deskripsi daftar baru.
- Centang kotak untuk membuka daftar setelah selesai.
c. Mengimpor Data dari Daftar yang Sudah Ada
- Pilih Daftar SharePoint yang Ada.
- Ketik URL situs SharePoint yang berisi data yang ingin diimpor.
- Pilih opsi untuk mengimpor data ke tabel baru di database saat ini, lalu klik Berikutnya.
- Centang daftar SharePoint yang ingin diimpor.
d. Menautkan ke Daftar SharePoint
- Pilih Daftar SharePoint yang Ada.
- Masukkan URL situs SharePoint yang berisi daftar yang ingin ditautkan.
- Pilih opsi untuk menautkan ke sumber data dengan membuat tabel yang terhubung, lalu klik Berikutnya.
- Centang daftar yang ingin ditautkan.
3. Membuat Tabel Menggunakan Layanan Web
Kamu dapat menambahkan tabel ke database yang menghubungkan data dari situs web yang menyediakan layanan web, namun tabel ini hanya bersifat baca saja.
- Buka tab Data Eksternal, pada grup Impor & Tautkan, pilih opsi Lainnya, lalu klik Layanan Data.
- Jika koneksi yang diinginkan sudah terpasang, langsung lanjut ke langkah 5. Jika belum, lanjutkan dengan langkah berikut.
- Klik Instal koneksi baru.
- Pilih file koneksi yang akan dipakai, lalu tekan OK.
- Di kotak dialog Buat Link ke Data Layanan Web, buka koneksi yang sudah dipilih.
- Pilih tabel yang ingin kamu tautkan. Access akan menampilkan daftar bidang di sisi kanan kotak dialog.
- Kamu bisa memberi nama khusus pada tabel yang ditautkan lewat kotak Tentukan nama link. Nama ini akan tampil di Panel Navigasi.
- Klik OK, dan Access akan membuat tabel yang terhubung tersebut.
Mengatur Properti Tabel
Selain mengatur properti bidang, kamu juga bisa menetapkan properti yang berlaku untuk seluruh tabel atau semua catatan di dalamnya.
- Pilih tabel yang ingin diatur propertinya.
- Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan lalu pilih Tampilan Desain.
- Pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.
- Di lembar properti, buka tab Umum.
- Klik kotak di samping properti yang ingin kamu atur, kemudian masukkan pengaturan sesuai kebutuhan. Jangan lupa tekan CTRL+S untuk menyimpan perubahan.
Berikut penjelasan fungsi beberapa properti tabel:
Menampilkan Tampilan pada Situs SharePoint
Menentukan apakah tampilan berdasarkan tabel bisa dilihat pada situs SharePoint. (Catatan: efek pengaturan ini tergantung pada properti database “Menampilkan Semua Tampilan Pada Situs SharePoint”.)
Perluasan Sublembar Data
Mengatur agar semua sublembar data terbuka secara otomatis saat tabel dibuka.
Tinggi Sublembar Data
Jika ingin sublembar data otomatis menyesuaikan tinggi untuk menampilkan semua baris, atur ke 0”. Jika ingin mengatur tinggi tertentu, masukkan nilai dalam inci.
Orientasi
Mengatur arah tampilan berdasarkan bahasa yang digunakan, apakah dari kiri ke kanan atau sebaliknya.
Deskripsi
Memberikan deskripsi untuk tabel yang akan muncul sebagai tips saat pointer diarahkan ke tabel.
Tampilan Default
Memilih tampilan awal saat membuka tabel, seperti Lembar Data, PivotTable, atau PivotChart. (Catatan: opsi PivotTable dan PivotChart sudah tidak tersedia sejak Access 2013.)
Aturan Validasi
Memasukkan ekspresi yang harus benar setiap kali data ditambahkan atau diubah.
Teks Validasi
Pesan yang akan muncul jika data yang dimasukkan melanggar aturan validasi.
Filter
Menentukan kriteria untuk menampilkan baris yang memenuhi syarat dalam tampilan Lembar Data.
Urutkan Menurut
Memilih satu atau lebih bidang untuk mengatur urutan data secara default dalam tampilan Lembar Data.
Nama Sublembar Data
Menentukan apakah sublembar data muncul dalam tampilan Lembar Data, dan tabel atau kueri mana yang menyediakan data untuk sublembar tersebut.
Tautkan Bidang Anak
Menentukan bidang dalam tabel atau kueri yang digunakan untuk sublembar data, yang sesuai dengan properti Tautkan Bidang Master.
Tautkan Bidang Master
Menentukan bidang dalam tabel utama yang sesuai dengan properti Tautkan Bidang Anak.
Filter Saat Dimuat
Jika diatur ke Ya, secara otomatis menerapkan kriteria filter saat tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.
Urutkan Menurut Saat Dimuat
Jika diatur ke Ya, secara otomatis menerapkan pengurutan data saat tabel dibuka.
Tips:
Untuk memberikan ruang lebih besar saat mengedit pengaturan di kotak properti, tekan SHIFT+F2 untuk membuka kotak Perbesar.
Jika kamu akan membuat aturan validasi dengan ekspresi dan butuh bantuan menyusunnya, klik ikon di samping kotak properti Aturan Validasi untuk membuka Penyusun Ekspresi.
Menyimpan Tabel
Setelah kamu selesai membuat atau mengubah desain tabel, langkah selanjutnya adalah menyimpan hasil desain tersebut. Saat menyimpan tabel untuk pertama kalinya, pastikan kamu memberikan nama yang mencerminkan isi data di dalamnya.
Kamu bisa memakai hingga 64 karakter alfanumerik, termasuk spasi. Sebagai contoh, kamu bisa memberi nama seperti Pelanggan, Bagian Inventaris, atau Produk.
Access memberikan keleluasaan dalam hal penamaan tabel, namun tetap ada sejumlah batasan yang harus diperhatikan. Nama tabel maksimal terdiri dari 64 karakter dan bisa mengandung kombinasi huruf, angka, spasi, serta beberapa karakter khusus.
Namun, kamu tidak boleh menggunakan tanda titik (.), tanda seru (!), tanda kurung siku ([]), spasi kosong di awal, tanda sama dengan (=) di awal nama, maupun karakter non-cetak seperti karakter carriage return.
Selain itu, nama tabel juga tidak boleh memuat karakter-karakter berikut:
` / \ : ; * ? ” ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &
Tips:
Sebaiknya kamu menentukan standar penamaan objek di dalam database sejak awal, lalu gunakan aturan tersebut secara konsisten.
Cara menyimpan tabel:
- Klik menu File > Simpan, atau tekan CTRL+S.
- Jika kamu menyimpan tabel tersebut untuk pertama kalinya, isilah nama tabel pada kotak yang tersedia, lalu klik OK.
Sebagai penutup, demikian panduan praktis tentang cara membuat tabel di Word yang bisa kamu ikuti dengan mudah untuk menunjang pekerjaan atau tugas harianmu.